O que faz um Secretário Pleno

Profissionais exercendo a profissão de Secretário Pleno assessoram os executivos no desempenho de suas funções,atendendo pessoas(cliente externo e interno), gerenciando informações, elaboram documentos, controlam correspondência física e eletrônica, prestam serviços em idioma estrangeiro, organizam eventos e viagens, supervisionam equipes de trabalho, gerem suprimentos, arquivam documentos físicos e eletrônicos auxiliando na execução de suas tarefas administrativas e em reuniões.

Algumas das principais funções da profissão

  • Programar as atividades da equipe;
  • Assinar documentação escolar;
  • Registrar correspondência;
  • Prestar atendimento especial a autoridades e clientes diferenciados;
  • Contornar situações adversas;
  • Elaborar base de dados;
  • Orientar pessoas;
  • Reservar sala/local;
  • Enviar correspondência;
  • Controlar malote;
  • Conferir material;
  • Manter atualizado o banco de dados;
  • Elaborar prestação de contas;
  • Providenciar equipamentos, materiais e serviços de apoio;
  • Classificar documentos;
  • Cadastrar documentos;
  • Elaborar convites e convocações;
  • Atender pedidos e solicitações;
  • Direcionar informações;
  • Capacitar equipe;
  • Arquivar correspondência;
  • Selecionar pessoal;
  • Encaminhar documentos;
  • Administrar conflitos;
  • Cobrar ações;
  • Controlar cronogramas;
  • Demonstrar iniciativa;
  • Consultar profissionais de outras áreas;
  • Protocolar correspondência;
  • Encaminhar ligações telefônicas;
  • Elaborar atas;
  • Administrar agenda do(s) executivo(s);
  • Confirmar presença;
  • Elaborar lista de presença;
  • Determinar a forma de arquivo (disquete, microfilmagem);
  • Secretariar reuniões;
  • Monitorar horários de entrada e saída;
  • Demonstrar capacidade de retórica;
  • Comprar material, equipamento e mobiliário;
  • Fazer checklist;
  • Encaminhar certificados;
  • Demonstrar sensibilidade;
  • Formular pedidos de compra;
  • Redigir documentos;
  • Demonstrar proatividade;
  • Controlar prazos;
  • Pesquisar local;
  • Acompanhar processos;
  • Levantar necessidades de material;
  • Pesquisar informações e dados;
  • Elaborar relatórios;
  • Anotar recados;
  • Elaborar planilhas e gráficos;
  • Demonstrar espírito de liderança;
  • Definir horários;
  • Despachar com o(s) executivo(s);
  • Adaptar espaço para armazenagem;
  • Tomar ditados;
  • Estabelecer cronograma de atividades;
  • Colher assinatura;
  • Administrar pendências;
  • Demonstrar capacidade de comunicação;
  • Atualizar arquivos;
  • Demonstrar senso de organização;
  • Formatar documentos;
  • Reproduzir documentos;
  • Dar suporte em reuniões;
  • Cancelar compromissos;
  • Providenciar documentação legal do executivo (passaporte, vistos);
  • Preparar apresentações;
  • Demonstrar discrição;
  • Acompanhar contratos e garantias;
  • Confeccionar clippings;
  • Cobrar respostas;
  • Contratar serviços de terceiros;
  • Adaptar-se a mudanças;
  • Dar suporte durante o evento;
  • Estabelecer atribuições da equipe;
  • Atender ligações telefônicas;
  • Escolher cardápio;
  • Contratar expositores e palestrantes;
  • Identificar o assunto;
  • Divulgar informações;
  • Digitar documentos;
  • Triar correspondência;
  • Avaliar a equipe;
  • Trabalhar em equipe;
  • Enviar convite ou convocação;
  • Cotar preços;
  • Ler documentos;
  • Autorizar entrada/permanência de visitantes e terceiros;
  • Receber correspondência;
  • Administrar arquivos;
  • Datilografar documentos;
  • Fornecer informações;
  • Demonstrar paciência;
  • Anotar informações;
  • Solicitar verbas;
  • Ordenar documentos;
  • Transmitir recados;
  • Cobrar relatórios;
  • Marcar compromissos;
  • Requisitar material;
  • Transcrever textos;
  • Demonstrar dinamismo;
  • Identificar a natureza do documento;
  • Providenciar passagens, hospedagem e transporte local;
  • Filtrar ligações telefônicas;
  • Administrar estresse;
  • Encaminhar pessoas;
  • Preparar sala/local;
  • Acompanhar executivo(s) em evento(s) e viagens;
  • Fazer ligações telefônicas;
  • Priorizar compromissos e ligações telefônicas;
  • Monitorar o trabalho da equipe;
  • Transmitir fax;
  • Elaborar ficha de avaliação;
  • Recepcionar pessoas;
  • Trabalhar sob pressão;

Onde o Secretário Pleno pode trabalhar

Secretárias(os) executivas(os) trabalham nas mais variadas atividades econômicas da indústria, comércio e serviços, além da administração pública, como assalariados com carteira assinada, estatutários, ou autônomos, sob supervisão ocasional. Atuam de forma individual ou em equipe, em ambientes fechados e em horários diurnos. Podem permanecer em posições desconfortáveis por longos períodos. Assessoram chefias, atendendo mais de um diretor ou uma área. As secretárias bilíngüe-trilíngües realizam as mesmas atividades que as secretárias executivas e se diferenciam nas atividades que requerem fluência em língua estrangeira.

Como trabalhar de Secretário Pleno

O exercício dessas ocupações requer curso superior em secretariado em nivel de bacharelado ou tecnologia. O registro funcional no MTE é obrigatório. Para as secretárias bilíngües e trilíngües a fluência em dois ou três idiomas estrangeiros é fundamental. O pleno desenvolvimento das atividades ocorre após dois ou três anos de experiência.

Quanto ganha um Secretário Pleno

O Secretário Pleno tem um salário inicial de R$ 1.130,03 podendo chegar a R$ 4.704,76 dependendo da empresa e do tempo de experiência do profissional na área, sendo que R$ 1.393,25 é a média salarial da profissão em todo Brasil.

O piso salarial médio do cargo fica em torno de R$ 2.202,43 de acordo com instrumentos coletivos registrados por sindicatos da categoria na plataforma Mediador - Sistema de Negociações Coletivas de Trabalho da Subsecretaria de Relações do Trabalho - SRT (acordos coletivos, convenções coletivas e dissídios que citam Secretário Pleno).

Qual a jornada de trabalho do Secretário Pleno

O Secretário Pleno trabalha em média 43 horas por semana (215 por mês) no mercado de trabalho do Brasil.

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